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地域連携（大学～商工会青年部）のコミュニケーションツールとして活用

1.きっかけ

　昨年（2009年）1月のことでしたがある調査研究の報告書を作る必要が出てきました。期限は3月まで。カレンダーをみるとおよそ1ヶ月でまとめなければなりません。
　学生は冬休みで実家に帰省している子もいれば、アルバイト等で集まれない子もいる。となるとメールしかないかと思ってはいたのですが、はたしてメーリングリストでやりとりしてできるのかと不安でした。文字だけではなく、画像もやりとりできて、web会議のようなチャットのようなことができるツールはないものかと思いつつ、ふと見たカタログに載っていたのがコラボノートでした。

2.導入まで

　早速JR四国コミュニケーションウェアさんに問い合わせの電話をかけたところ体験サイトをすぐ用意してくれました。やはり実際に使ってみないと、使えるかどうかわかりませんからね。
　ASPサービスなので、こちら側で用意するものはまったく無く、いただいたURLからログインし、マニュアルによってユーザー登録をするだけで、すぐ使い始めることができました。体験サイトと言いながらこちらとしては、報告書作成を急がないといけないので、そのまま意見収集や合意形成のために使わせてもらいました。結果的に使える（使えたといったほうが正解ですね）と判断したので、正式契約をしましたが、特に面倒な手続きもなく、そのまま使い続けているという感じです。

3.使用感

　利用人数は20名で、主にゼミ生、一部商工会議所のメンバーもいます。使い方はいたって簡単なので操作研修も行いませんでした。学生は中学校や高校で一般的なパソコン操作はしていたようですので、特に問題ありませんでしたね。
　また大学外のかたも仕事上パソコンを使っているようなので問題ありません。使いながらみんなで疑問点を解決したり新しい技を見つけては教えあっているようです。JR四国の営業担当Ａさんもメンバー登録しておきました。ヘルプを求めるとき便利ですからね。操作上や機能に関する疑問点があればAさんにコラボノートのメール通知機能で問い合わせると、コラボノート上でビジュアルに説明をしてくれます。

4.利用用途

　学生との間では、レポートの添削、報告書の共同編集、地元商工会青年部メンバーとの間では、企画書やポスター等への提言などで利用しています。いずれも共通するのは時間と距離の壁によってコミュニケーションがとりづらいテーマになると自然とコラボノートを使うようになるということでしょうか。
　たとえば「美術館とまちづくり研究会」という取り組みでは、市内の美術館の方もメンバーになっているわけですが、いざ会ってミーティングをしましょうとなっても、移動に約1時間の距離があると、どちらかに負担がかかります。たまにはいいですが、度々となると大変です。そんな時は一度顔合わせをしている仲だと、「じゃあ、この件はコラボでやりとりしましょう」で十分目的が達成できるのです。
　昨年度はワークショップやセミナーなどイベントを10回ほど行いましたが、誰かが企画書を掲載してから「誌上」討論→修正→決定を経て、実行部隊の分担を決め、ポスターやチラシを提案してというように打ち合わせを行って実行にこぎつけました。会員には産官民学のメンバーがいて、それぞれの仕事をしていますが、コラボノートのおかげで、打ち合わせもスムーズです。
　報告書の共同編集の他に学生達は「自己学習プログラム」というノートを作っています。地元商工会青年部とは「戦国武将プロジェクト連絡ボード」というノートも作っていますよ。まちおこしの一環で戦国武将をテーマにしたホームページを作成するにあたって、キャラクターの決めゼリフをコラボノート上で検討しましたね。

5.結果

　1年あまり使いましたが、とくにトラブルもありませんでした。使うことだけを考えれば良いのは楽ですね。また大学外の方とのやりとりがインターネット上でできるのはやはりASPのメリットだと思います。
　コラボノートを使ってみてわかったことですが、メールは所詮一方通行なのでプロジェクトでのコミュニケーションツールとしては不便ですね。手軽な点はメールが良いとは思いますが、複数人で文字だけでなく画像や添付ファイルのやりとりがある場合は絶対コラボノートをおすすめします。
　今の悩みはユーザー数を増やしたいのですが、予算が思うようにとれないということでしょうか。新しい年度になったのでメンバーの入れ替えをしようと思ったら、旧メンバーもコラボノートを使いたいというものですから、結局ユーザーを追加することになってしまいました。やはり頑張って予算をとるしかなさそうですね。