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「共同プロジェクトの悩み解決！メンバー間の意思疎通をスムーズにするコツは
「知恵のこね板」を使うこと！」

日本トラフィックコンピューターセンターの概要をお聞かせ下さい。

　当社はJRグループのIT担当企業として新幹線の設備管理システム、JR各社間の収入清算システム、日本旅行の総合旅行情報システムなど高度な業務知識ときめ細かな管理を必要とする大規模システムの開発から運営をまかされています。

グループ企業と連携してプロジェクトに取り組むがゆえの課題をお持ちとか？

　システム開発は自社単独ではなくグループ企業と連携して取り組むことがあります。最初は関係者が顔を合わせて基本的なことを打合せしますが、以降はメールや電話でのやりとりになります。メールは便利なのですがCCがいつの間にか抜けたり、大容量のファイルが送れない等の不便さを感じていました。社員同士であれば会社の共有ファイルにアクセスすることで、わざわざ書類のメール添付などは必要ないのですが、会社が違うとそういうわけにもまいりません。複数社が共同で使えるグループウェアがあれば便利だろうなと思っていました。

どのようなグループウェアをお使いですか？

　当社は特にグループウェアを導入しているわけではなく、電子メールと共有サーバーにポータルサイトを作りメッセージを掲示したり、共有ファイルへのリンクを貼って情報共有しています。
　社員の約半数が客先で仕事をする関係上、共有サーバーは社外からもアクセスできる設定にしています。もちろんセキュリティ確保のために社外からのアクセスには専用のソフトと接続の際手順を踏む仕組みを入れています。

コラボノートのどこに興味をお持ちになられましたか？

　共同で作業できる点と社内システムとは別の権限を持たせることができる点ですね。当社は社外からも社内共有サーバーにアクセスできるようにしているので、別会社のプロジェクトスタッフに期間を決めてアカウントを与えれば、プロジェクトに関係する仕様書や技術的資料を共有することはできます。しかし、必要のない資料まで見えては困るので、ファイルの共有権限の変更や、社外の人にアカウントを与えること自体の手続きが煩雑（セキュリティ上仕方ないですが）となり、結局メールと電話でやりとりすることになっていました。
　必要な時にだけメンバーとしてアカウントを与えられれば別会社との共同プロジェクトでは便利なのにと漠然と思っていたことが、コラボノートを見て現実味を帯びてきたという感じでしょうか。

コラボノートも社外から使えるようにしているのですか？

　はい、サーバーは社内にありますが、ネットワークの設定で社外からもアクセスできるようにしています。グループ企業との連絡用はもちろんのこと、客先で仕事をしている社員の利用も考えているので、イントラのみでの使い方はあまり考えていませんでした。

共同プロジェクトのどのような場面でコラボノートをお使いですか？

　現在進めているプロジェクトは、当社とグループ企業のスタッフで構成されています。コラボノートはこれら関係者の連絡ノートとして使っています。特にテンプレートは決めておらず、今までメールでやりとりしていたことをコラボノートに書くようにしているだけです。
　メールとの大きな違いは、資料の添付ですね。従来は要求された資料をその都度要求者に対しメールで送っていました。今はノートを1ページ作ってプロジェクトに関係する資料を添付しておき「必要な時に見て下さい」というふうにしています。
　プロジェクトメンバーの追加も簡単にできるし、必要な資料だけを関係者で共有できる。電話で話したことなども「ふせん」を使ってメモ書きしておくことで、極端な話ですが「言った、言わない」もなくなります。私たちにはこれで十分なのです。

社内プロジェクトでもコラボノートの活用が進んでいるようですね。

　社内システムの調査を新潟支店の若手B君にお願いした時の話です。遠隔地の共同作業では意思疎通が課題となります。すぐそばで仕事をしていれば、会話によって意思疎通ができますが、遠隔地だと文字による指示、伝達が多くなり、こちらの意図するところがうまく伝わらないのがネックです。特にB君と私はこれまで一緒に仕事をしたことがありませんでしたので少し不安でした。そこで以前私の部下であった新潟支店のA君にメンバーに加わってもらうことにしたのです。
　やりとりは単純で、進捗状況の報告や指示、質問回答をコラボノートに自分色の「ふせん」を使って書き込むだけです。3人がそれぞれ「ふせん」の色を決めておくことで誰が書いたのか一目でわかります。
　私が書いた指示は直接B君に見えていますが、実はその間にA君が介在し、私が書いた内容をかみ砕いてB君へ指示しているのです。微妙なニュアンスとでも言いますか、会議でも口頭では説明したが議事録には残らない部分てありますよね。実はこの部分がノウハウになったりするのだと思います。そういう意味で遠隔地からもOJTに参加しているような感じを持っています。これはメールを使っていては生まれないことですね。

その他にも様々な使い方を工夫されているようですね。

[図-1]　▲ノートPC／USB　使用記録簿のテンプレート

　例えば図-1はUSBメモリーの貸出簿です。ノートパソコンやUSBメモリーは各部門に支給され、情報セキュリティの一環で各部門がそれぞれ管理しています。以前は共有フォルダの表計算ソフトで作成したシートに書き込みをしていましたが、同時更新ができないため、待ち時間が発生したり、場合によっては更新漏れがおこっていました。しかし、コラボノートに変えてからは好きな時に書き込めるので、スムーズにできるようになったと好評です。

[図-2]　▲システム概要書のテンプレート

　また図-2は、システム概要書ですが、新人とベテランで分業して作成しています。元々別ファイルの情報をコラボノートに転記し整理しているのですが、利用形態等基本情報は新人でも書けます。書くというよりも写すといったほうが早いかもしれません。こういうものは手取り足取り教えるものではありませんが、かといってまったく触れないといざというとき役に立ちません。新人が概要や先輩のコメントを見ることで、社内にどういうシステムがあるのかがわかってきます。まわりくどいやり方かもしれませんが、「新人はひたすら写せ！考えるところはベテランでしか書けないのだから」というとみんな納得していますね。
　その他これから着手しようとしているのは、客先で仕事をしている社員の「業務報告」、社員からの「アイデア提案」等でまもなく試行を始めます。

共有ファイルとコラボノートの使い分けはどうされていますか？

　共有ファイルは成果物であり結果を蓄積していく保管庫です。コラボノートはいわば成果物を作りあげる作業台ととらえています。若干似たような部分もありますが、当社では棲み分けができているので、とまどうこともありません。

作業台、面白いとらえ方ですね

　いや、作業台というよりも「こね板」のほうがより近いですね。複数の人たちが知恵を出し合ったり、相互に評価し合いながらこねて、ひねってより良い形にしあげていく、コラボノートはまさに「知恵のこね板」といったほうが良いかもしれません。そう考えると共同プロジェクトなどでコラボノートを使うとスムーズな意思疎通ができるのは、単なる連絡ツールではなく、互いに知恵を出し合える場があるからということになりますね。