オンライン・ホワイトボードで業務プロセスの効率化と統制を可能にする コラボレーションツール コラボノートのご紹介サイト

（泉屋）

　当社は北海道新聞社のグループ企業で、主に新聞広告データプリプレス（原稿中の画像データの最適化、文字入力、レイアウト等、印刷機にかける原稿を作成するまでの作業）を手がけています。
　もともとは札幌、函館、旭川、釧路で別法人として事業を行っていましたが、昨年4月に合併し「道新プロセス」としてスタートを切りました。

（泉屋）

　とにかく広い北海道で遠隔地にある4つの会社が一つになるわけですから、いかにうまく「情報共有」できるかが大きな課題です。仕事柄本社〜支社間、または支社間で大容量データのやりとりが発生するので、まずは制作部門の情報共有システムを構築しました。一方で社員間の情報共有が重要とは思っていたのですが、特にこれといったシステムが見つからず、電子メールを使ってきました。

（泉屋）

　制作部門のシステム化でお世話になった業者さんから、「おもしろい情報共有ツールがみつかった」と紹介してもらったのがコラボノートでした。
　制作部門のシステムでも容量が大きいか小さいかの違いでデータのやりとりはできるのですから、わざわざ別立てをしなくてもとの思いはありましたが、社員のコミュニケーション用としてはちょっと無理があるかなと思っていました。メールでもないし掲示板でもない、そんな漠然としたイメージにピッタリあうソフトがコラボノートでした。

（泉屋）

　本社と各支社の総務担当者に使ってもらうことにしました。それまでは別々だった様々な申請用紙等を統一化していくうえで、各支社と本社が頻繁にメールと電話を使ってやりとりしていたものですから、彼女たちなら便利に使うのではと思ったのです。

（泉屋）

　なんと爆発的に広まっていきました。今や各支社の総務担当者はコラボノートのスーパーユーザーになっていますよ。わからないことがあれば、コラボノート上で質問をすれば誰かが答えてくれたりするようになっていますね。メールや掲示版ではこうはならないと思います。離れて仕事をしていると自然と情報を共有したくなるのかもしれませんね。

（新井）

　「転勤者連絡票」を紹介します。当社は昨年の4月から社員の転勤というものが発生し始めました。みなさんには不思議がられますが、以前は1社１事業所なので転勤というものがなかったのです。
何しろ転勤に関する事務作業は初めてなので本社、支社間ではどのような情報をどのようなタイミングで交換していけばいいのかわからずに手探りでやってきた1年間でした。
　今後も転勤に関する事務作業は発生するのですから、手続きを間違いなく、且つ効率よく行うには手順をどうやって整理していけばいいのか、各支社のスタッフが知恵を出し合ってまとめあげてきたのがこの「転勤者連絡票」です。
　もともとは“こういう流れでやってください” というマニュアルを、コラボノート上で総務スタッフが協力して作成するのが目的でしたが、いざ作り始めると手続き自体もコラボノート上でできることに気がつきました。マニュアルを見ながらではなくマニュアルの上で転勤者情報のファイルをやりとりするのですから漏れやダブりがなく効率よく作業が進みますからね。
　転勤に関する事務作業は転出側、転入側、本社と3者がかかわりますから、データをメール添付でやりとりしているとどれが最新かわからなくなることがありました。
　それがコラボノート上で運用すると常に唯一最新の情報が見えるのです。

（新井）

　転出側は最初にワード形式の「転勤者連絡票」を添付し、関係者にメール通知します。通知を受け取った転入側と本社はそれぞれ「転勤者連絡票」を開き必要事項を記入します。ここで問題になるのが2者が同時に作業を始めることです。解決策として更新時間を調整するための順序表を作りました。単純なことですが、更新したい人は更新順序表の一番上に名前と日時を入力、「更新中」と書いたカードを添付ファイルの上に貼っておくのです。
　自分の更新作業が終わったら「更新中」カードを元に戻し、順序表の2番目の人を1番目に移動し、作業内容を記録しておきます。

（泉屋）

　びっくりしましたね。カードを動かしたり、お札（ふだ）を貼って封印しているのですから。面白い使い方をするものだと感心しました。一般的なシステムではこういうやり方は絶対しないでしょうね。アナログのやり方を少しだけ効率化し便利にする、まさに“アナデジ”ですね。楽しみながら無理をせずに効率化していく、私が望んでいたのはまさにこういう情報共有だったのです。

（泉屋）

　制作部門からも「使わせて」という声があがってきていますし、ある支社では「支社内で使いたいのでユーザー登録して」という要望もきましたので、即展開しました。こういう声を聞くと導入を決めたものとしては本当にうれしいですね。この会社の文化は私たちがこれから創っていくことになります。社員が積極的に情報共有をしてくれると本当に風通しの良い会社になりますから、コラボノートには期待していますよ。