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「SOHOの強みを生かす！納期短縮と営業エリア拡大を実現」

はじめに・・・
アデリープランニング株式会社様では、小回りがきくというSOHOの強みを生かして安価で迅速なサービス提供を行っています。その秘訣はネットワークを駆使して、全国のプロスタッフ達の力を借りること。しかし、遠隔地や複数人で作業をすすめていくうえで、コミュニケーションがうまくいかず、たびたび手戻りが発生し、納期間近になると徹夜もありという状態が発生していました。
そんな問題が今では解消し、これまで距離の関係で神奈川県と東京都区内だけであった営業エリアが一気に全国へ拡大したとのこと。どんな方法を用いられたのか、大友社長と槙本専務にお伺いしました。

SOHOでどのような仕事をされていますか？

クライアントが求めるものは様々で、製品のきれいな写真はもちろん、目の前で実演しているかのごとく見せる動画、目を引くキャッチコピー、予約システムの制作等々数え上げればきりがありません。これらのニーズに安価で迅速に応えるのが私たちSOHOの強みであり存在価値だと思っています。

Webページを作るだけではなく、カメラマンからコピーライターまでこなされるのですか？

小規模なサイトであれば、企画、設計からデザイン、コーディング、ひいてはコピーライティング、取材・撮影まで全部2人でこなしてしまいますが、足りないところは全国にいる仲間が助けてくれます。その道のプロがネットワークでつながっていますから、基本的にどんな要望にも応える体制ができているというわけです。

ネットワークでつながっているとお互い離れていても仕事が問題なく進められるのですか？

一言でいうとそうなるのですが・・・、なかなか簡単には進みません。一般的な仕事はこの図のようにいろいろな人が関わります（図：代表的なプロジェクト体制）。同じ場所にいれば顔を合わせて打合せができますが、離れていると簡単に会うことはできません。

例えばカメラマンは都内、デザイナーは新潟、プログラマーは大阪ともなると、まず不可能ですね。ですから、電話、メール、FAX等を駆使しながら、頻繁に連絡を取り合うことになります。窓口になる私たちがいかに迅速に、かつ内容を適切に伝えるかで納期が大きく変わりますからね。

たくさんの人との調整が必要になりますね。すべてを迅速に、確実にというのが難しいのでは？

そうなんです。まずプロジェクトメンバー間に物理的な距離があるため、コミュニケーションがとりづらいのが一番の問題ですね。

最近は様々なコミュニケーションツールが出てきているので、いろいろ試してみたのですが、どれも“帯に短し、たすきに長し”という感じですね。

例えばＳＮＳやブログ等特別なコミュニケーションソフトを使うとなると関係者・プロジェクトメンバー間のＩＴリテラシー格差がある。さりとてクライアントの会社のグループウェアは使えないし・・・。

メーリングリストではパンフレットの校正等になると大容量ファイルのやりとりが大変。

そして複数メンバーでの同時デザインレビューともなるとテレビ会議などが便利なのですが、コストの面で難しい等々、なかなかすべての要件を満たすツールはありませんでした。

クライアントとの距離を考えると遠くまで営業はかけられないですね。

遠方のスタッフとのやりとりは気心が知れているのでなんとかなりますが、クライアントは「ちょっと来てよ」が普通なので、自然と電車で行ける範囲のお客様に限らざるを得ませんでしたね。そう簡単に北海道や九州へは行けないですから。

しかし遠方の仕事を手がけられた。

たまたま今年（2009年）の2月にジェイアール四国コミュニケーションウェアの社長さんと出会いがあり、ホームページリニューアルについて問い合わせをいただきました。

私たちの提案を気に入っていただいたのは良いのですが、なにぶんクライアントは四国香川で私たちは神奈川、これまで海外を含めて遠方の取材は何度もありましたが、国内の遠隔地というのは初めてのケースでした。「ちょっと来てよ」が四国では打合せの費用が結構かさむだろうなと経費の心配が先にたちました。

しかし、「コラボノートでやりとりすれば何度も四国へ来る必要はないよ」と社長さんが言われるので、本当かなと思いつつも引き受けました。コラボノートを実際みせてもらった時「これは使える！」というのが私たちの第一声だったと思います。

どんなところが使えると思ったのですか？

早速用意していただいた体験サイトを徹底的に使ってみました。

• 操作が簡単（これならメールしか使えないというあの会社とあの会社も大丈夫！）
• 大容量ファイルのやりとりもできる（100MBまで添付できるし、やりとりというより自分が欲しい時にダウンロードできる）
• 同時レビューができる（順番を待たずに貼り付けた画像の上に修正やアドバイスができる）
• 操作履歴が残っている（言った、言わない、の争いがなくなる！）

これで今まで抱えていた問題が一気に解決できると確信しましたし、安心して仕事を進められると思いました。

実際に使ってみての効果は？

最初に香川の本社へお伺いし、ご担当の方々と顔合わせを行いました。やはり顔を一度も合わせずに意思疎通は難しいですからね。その後は残念ながら行く必要性が見あたらずです。（もう一度本場のうどんを食べたい！）

これだけの規模のサイトを、最初の顔合わせ以降ほとんど実際に打ち合わせすることなく構築してしまえたというのは、画期的なことだと思います。

機能面で最も効果的だったことは？

画面上で同時レビューができたことが最も効果的であったと思います。画面上に書かれた「ここをこうして、ああして」というクライアントの要望は即座にプロジェクトメンバーに伝わっていますので、「これでどうですか」という回答がすぐできます。手戻りが極端に少なくなりました。また従来表計算ソフトで行っていた不具合管理票もコラボノートに置き換えることでやりとりの煩雑さがなくなりスピードアップに貢献したと思います。

他のプロジェクトでも使われた。

実は、並行して、北海道の新聞に広告を掲載するというお話もいただきまして、クライアントの他にさらに北海道の編集者が加わるということになりましたが、発注から編集者への入稿までがわずか3日で終わってしまいました。

また別件で小冊子の制作を受注しましたが、これも着手から印刷会社への入稿までが1週間と短納期を実現しました。この案件は著者、クライアント、編集者、デザイナー、印刷会社が各地に分散している状況で、編集中も著者からの原稿内容の変更依頼に対応しながらという、極めて高度なサービスがいとも簡単にできてしまった例だと思います。

使いはじめて気づいた便利な点はありますか？

地味な機能かもしれませんが、意外と運用上重要なのは、「変更したので見てね」と電子メールで伝えられるメール通知機能なんです。また、「文書を見た人、見ていない人」をすぐに検索できる機能も、チェックしてもらえたかどうかが一目でわかるので次のアクションが取りやすく、大変助かっています。

これらのおかげで、迅速かつ確実にクライアントにチェックしてもらえることが、納期短縮と手戻り防止に大いに役立っていると思います。

コラボノートを検討中の方々に一言。

遠隔地や複数人で仕事をされる場合にはぜひコラボノートを使ってみたらと勧めたいですね。使って半年足らずで、もうコラボノートは手放せないツールになっちゃいました。

我々のような仕事をする会社や、拠点があちこちに分散している会社にとっては、まさに究極のコラボレーション環境だと思います。本音を言えば、同業者にはあまり使ってほしくないですね（笑）

事例紹介

▲要望や修正依頼が即座にメンバー全員に伝わる。