株式会社山田製油様

  • 2010年4月 5日(月) 14:00 JST

株式会社山田製油様

株式会社山田製油様は、ごま油、ごま製品の製造販売を手掛けています。
手作業で胡麻を炒り、手作業で胡麻を絞って「胡麻油」を作っています。胡麻を使用したスイーツや石けんなど胡麻関連製品、そして2007 年にはイタリアンごま料理店も開店しました。

株式会社山田製油 山田康一社長

やっと見つけた理想の営業管理ツール。 残り３日で取り返しはきく。「変だぞ」と誰かが早く気づく仕組みが欲しかったんです。

グループウェア、SFA、ブログ、それぞれを徹底的に使いこんだ社長が
やっと見つけた理想の営業管理ツール、それがコラボノートだった。

株式会社山田製油
山田康一社長、営業部長：菊岡信義さん、広告宣伝担当：細川貴美子さん

 

製造工程にマニュアルがないとお伺いしました。品質を同レベルに保つ秘訣があるのでしょうか？

（山田）
　はい、ごまの製造工程にマニュアルは一切ありません。秘訣と言えば「ちょろっと」、「ひとひねり」ですかね。すべて職人の判断（カン）が頼りです。「なぜマニュアルを作らないのか」と聞かれることがあります。今日もそうですね。答えとしては「マニュアルに頼っていると良い物ができないから」です。
現在国内で消費される胡麻は、99.9％が海外からの輸入でまかなわれています。世界各地の胡麻の良いところを引き出しブレンドするのですが、炒って絞って油になるまでには約1ヶ月の工程が必要です。1ヶ月後お客様はどんな状態（気温、湿度）で料理をするのかと予想しながら、今、目の前の胡麻を炒るのに「150℃で8 分」とマニュアルに書いているからと作業をしても絶対良い油にはなりません。
香りや色を見ながらカンを頼りに炒っているのです。担当者が「もうこれで良いだろう」と思ったときに私を含め先輩がアドバイスする言葉が「ちょろっと」であり「あとひとひねり」です。この感覚がわかることが重要なのです。
 

しかし営業と経理は厳しく数値を追求されている

（山田）
　製造はマニュアルがなくカンで仕事をしていますが、営業をカンに頼っていたのでは会社が潰れてしまいます。“もの作りはカンで営業と経理は数値で”が私のやり方です。特に営業は「昨日よりも良かった」ではなく「何が何円売れた。昨日より何円、何パーセント伸びた。目標達成までにはあと残り何円だ」というのが確実にわかることを要求しています。
 

胡麻油や胡麻製品はどのように販売されていますか

（山田）
　卸や通信販売もありますが、大半は全国のデパート等の催事場で開催される「京都展など物産催し」等での販売です。年間累計100週程度あります。営業担当者は当然ですが、製造担当者も出張し販売しています。
 

週におよそ2カ所で開催されている計算ですね。各地から毎日の売上が刻々と伝わってくるのですか？

（山田）
　「京都展」等はだいたい1週間開催されます。担当者は1日の業務終了後ホテルで営業報告を書きます。昔はメールもなかったので帰社後1週間分の報告書を提出していました。ここ最近ICT環境も進んできたので各自にパソコンを持たせ出張先から毎日メールで報告を受けるようになりました。担当者がどこにいても翌日の朝には最新情報が得られるので非常に便利になったものです。しかし、報告書が早く見えるようになったからといって販売実績が飛躍的に伸びたり、若手社員が力をつけているという実感は正直得られませんでした。
思い切ってSFAなるものを導入し、科学的な営業管理にチャレンジしてみました。しかしどうも合わない。システムが悪いというのではなく、とにかく合わないのです。あえて言うなら「英語的な発想が合わない」ということかもしれません。マニュアル通りに営業データを入力してもグラフは伸びても実績が伸びないとか、逆にグラフは伸びないのに実績がでることがあるのです。システム投資は結構高い物につきましたが、良い勉強にはなりました。
私が営業報告書に求めているのは伝票の数値ではありません。当日の売上から伸びない原因を早くつかみ、あらゆる手段を素早く打つことによって、残り日数でリカバリーしたいのです。気づいて手を打てば残り3日で取り返しはきくのです。
 

具体的にどのようなことがありましたか？

（菊岡）
　ある若手社員の報告をみるとどうも二日目の売上が芳しくない。こんな数値は出ないはずと電話で詳細を聞くとどうやら店の位置があまり良くない。にもかかわらず陳列方法は前回同様。あわてて写真をメール添付で送らせて陳列方法の見直しをアドバイスしたことがあります。
 
（山田）
　メールはつくづく便利だなと思った一件です。しかし、一方で気をつけなければならない点もあります。私より先に直属の上司がアドバイスをしていたら、指示が重複し担当者はどちらに従えば良いのだろうと迷います。また互いにアドバイスはしているだろうと思い込むと大事なタイミングを失しかねません。所詮メールは一方通行、複数人でのコミュニケーションの道具としては限界があります。
催し会場の写真が簡単に貼れて、そこに様々な人や場所からコメントの書き込みができれば事足りるのにと思い、グループウェアの掲示板も試してみました。機能的には満たしているのですが、駄目なんです。写真は貼れます、文字も書けます、でもスレッドを立ててその下に意見が書き込まれてもピンとこないんです。言葉だけでもいいからもっとありのままを伝えて欲しい。そんな思いもあり、自分が始めたブログを社員にもすすめました。割と簡単に情報発信できるものですから、営業報告をブログに変えた時期もありました。しかしもうひとつ足りない。言葉のやりとりまでは進んでいかないのです。単純なことなのにそれを満たすツールがどうしても見つからないのです。
 

ここでコラボノートの話につながるのですね。ホッとしました。

（山田）
　新幹線の車内で手にした雑誌でコラボノートを見つけました。妙に気になり記事を読み進めていくうちに、「これだ！コラボノートなら自分が思い描いていたことができる」と思ったのです。早速資料請求のメールを送りました。数日後資料とともに現れたのが新田社長。東京からの帰りついでと言って立ち寄り、パソコンを取り出して目の前でコラボノートを見せてくれたのです。今思い出すと、ひたすら組織にはコミュニケーションが大事であることと、それを引き出す基盤としてのツールが重要であることを事例を見せながら熱く語られました。コラボノートの出来もイメージ通りのものですので即座に購入を決断しました。
 

導入から実運用まではスムーズでしたか？

（山田）
　サーバ機器類の調達とソフトのインストール、セキュリティ関係の設定は信頼している出入りの業者さんにお願いしました。設置業者とメーカーとで連絡をとりあってくれたので私が中に立って調整する必要はありませんでした。ＪＲ四国コミュニケーションウェアさんからコラボノートを当社に合うように設定するための支援サービスは受けましたが、社員を集めての操作講習会は行いませんでした。「ブログみたいなもん」と説明しただけで社員は使い始めましたね。講習の必要がないほど単純といえば怒られますが実際そうでした。
 

製造担当の皆さんも全員パソコンは使えるのですか？

（山田）
　パソコンは昔で言うなら鉛筆と帳面ですからね。みんなそれなりに使っていますね。
 

文章力を高める指導はされているのでしょうか

（菊岡）
　上司が見てこれはもっと詳細に書いて欲しいという点だけを指摘しています。社員が相互に営業報告書を見合うことによって「この表現いただき」という感じで自分の表現に加えているようなケースが見受けられますね。事実を簡単明瞭にというのではなく、現場の実態をわかりやすくとなるとベテランよりも若手の表現がおもしろく参考になることがあります。
 

コラボノートを使った営業報告書について紹介いただけますか

（細川）
　まず文書のタイトルは催事名（例えば「2009 たまプラーザ東急 京都老舗名店の味」）で、ページのタイトルが日付です。ページの中は4つの枠で仕切っていて、
  1. 本日の概要：入場者数、天候等
  2. 本日の売上：商品別の個数と金額
  3. 業務報告：お客様の声（クレームやお褒め）、他社の動向等
  4. その他：写真やアドバイス
となっています。テンプレートと言っても非常に単純なものなのです。
 

どんな効果が現れていますか

（山田）
　まずアドバイスの重複や失念が無くなりました。朝、報告書を見ておやっと思うことがあるのに誰からもアドバイスがなければ自分がすれば良いのです。すでにやりとりが始まっていれば補足説明をするだけですみます。特に注意を促すコメントには赤のふせんが活躍しますね。
 

それぞれ目のつけ所が違うため抜けもなくなりそうですね

（山田）
　大きく言うと社員教育になっているかもしれません。関連することで人材発掘と育成という点でこんな効果も出ています。各地の現場では販売支援員を現地で1週間雇います。支援員の人たちは基本的な接客技術は持っていますが、こと胡麻に関する知識はほとんどないことが多く、最初の1日、2日目で売りながら商品知識を習得してもらいます。この支援員に対する評価も当日の報告に書くようにしています。「Aさんは料理が趣味と言うことで胡麻を使った料理のレパートリーも多く、もう一品を手にするお客様が増えた」などという報告があれば次回の支援要請時にはAさんを指名しようとなるわけです。当然逆の場合も考えられますが・・・。これらは非常に貴重なデータベースとなっています。
 

お客様の声も報告書には書かれているようですね

（山田）
　営業報告の中には、売り場でお客様からいただいた声も忠実に書き込むようにしています。ある時「パッケージの切り口がわかりづらい」という声が書き込まれていましたが、数日後には他の担当者が「このように改良してはどうか」という案を出してきました。お客様の声に納得したら自分たちが改良できるところはしてみようという「改善意識」が着実に全社員に拡がっていることを感じています。
 

コラボ報告が定着してきたということですね

（山田）
　はい、コラボノートは当社になくてはならないツールになっています。
 

別の用途もお考えですか

（細川）
　私はホームページ全般の管理をしています。実際の編集作業は業者に委託しており、この業者とのやりとり（作業内容の通知、作業の実施、確認）をコラボノートで行うことにしました。以前はメールを使っていたのですが、修正通知がきてもいったいどの件のことなのかと探すのに一苦労していました。今はコラボノートで作業終了のチェックが入っていないところだけに注意していればよいので確認ミスもなくなり助かっています。
 

ますますコラボノートがお役にたちそうですね。本日は貴重な時間をいただきましてありがとうございました。ご要望がありましたらどうぞ

（山田）
　新入社員を迎えてコラボノートにユーザー登録するとすべての文書が「NEW」のため、全部読むのに時間がかかると悲鳴があがりました。JR四国コミュニケーションウェアさんに何とかしてほしいと要望をあげたところ、次回のバージョンアップで新規登録ユーザーには既存文書の「NEW」表示をさせないという改良を加えてくれることになりました。お客様の声に納得すれば即座に対応する。当社と同じスタンスで親近感が持てます。今後も良い製品を提供してください。
 
ありがとうございました
山田製油様の導入製品
コラボノート　for　Office
オプション：承認機能、回覧機能、CSV作成機能

取材：平成21年5月

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