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「シンプルワークフローが作業の漏れ、ダブりを無くす」

はじめに・・・
複数人で行う定例作業、慣れからくる確認漏れや作業の停滞をいかに少なくし、確実な業務遂行と効率化を行うかに頭を悩ましているリーダーの方も多いのではないでしょうか？今回はＪＲ西日本ＩＴソリューションズの浦田様にお伺いした「超シンプルな方法で“漏れなく、ダブりなく”作業を進める」アイデアをご紹介します。

コラボノートの活用シーン

各部それぞれの業務に合わせた掲示板としての使い方が多いようですが、私の所属するインフラ整備・管理部では作業の進捗管理に使っています。

これまでの作業進捗管理の問題点

ユーザーの追加や変更等サーバーの設定変更作業申請が印刷した申請書やメール等で届きます。複数人で作業と確認を行うため、紙のチェックリストを作成し、自分の作業が終わったら次へ回すという方法で進捗管理を行っていました。この方法の問題点はチェックリスト自体の紛失（他の書類に紛れる）、と停滞（担当が次へ回すことを失念）がおこるということです。

解決策

コラボノートの持つ「複数人が書き込みできる」、「チェックボックス」、「編集履歴の表示」という機能でチェックリストの共有を思いつきました。

具体的な活用

シンプルワークフローのイメージ

効果

紙を回す方法での問題点はすべて解決しました。チェックリストの共有と言うよりもシンプルワークフローという言葉が合っているかもしれません。「作業の発生が事前にわかるので準備がしやすい」、「手の空いた担当で作業できるので待ちがなくなる」、「停滞箇所が瞬時にわかるのでフォローしやすい」とスタッフからも好評で、この流れが完全に定着しました。

今後の展開

運用、保全業務を受託している企業様の作業進捗管理もこの方法を取り入れることとしました。これまでより以上に確実、迅速なサービスが行われるものと期待しています。

あとがき・・・
「仕事柄進捗管理システムを作るのはお手の物なのになぜ？」と浦田さんに聞いてしまいました。「特化すればよりよいものはできる。しかしこの種のものは使い始めると次々と改善案がでてくるもの。その都度のカスタマイズを考えれば、コラボノートの“テンプレート（背景）を変えればＯＫ”で十分なんです」とのことでした。