四国旅客鉄道株式会社（JR四国）様
- 2010年4月12日(月) 07:00 JST
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四国旅客鉄道株式会社様では・・・
「新しい発想はコラボノートから生まれる！“社員の双方向通信”に期待しています。」
6月18日（木）、四国旅客鉄道株式会社（以下JR四国）はJR四国およびJR四国グループ会社の情報共有基盤「JR四国グループネット」をコラボノートに切り替え「新グループネット」として運用を開始した。これまでの掲示板的な活用を進歩させ、本社および駅や運転区所、保線区などの各現場とグループ会社25社の社員約3,800名が「双方向通信で情報共有する」という画期的なシステム作りを担当したJR四国経営企画部情報システム担当課長末沢様に話を聞いた。]
新グループネットは順調に稼働しているようですね。
はい、切り替え前に各部署、グループ会社にも通知はしていたものの、特に初日はさまざまな問い合わせがあろうかと思っていましたが、予想に反して静かなスタートになり、内心ほっとしています。
システム選定のポイントは
いくら子会社が開発したとはいえ使用に耐えうるものでなければいけません。私たちの要求基準をクリアしていることを認めたうえで、やはり強みは「ヒヤリハット」システムで現場が使っている実績があるということですね。現場が使い慣れたヒヤリハットと同様の操作で他の情報共有もできるというのは大きなメリットです。
「社員の双方向通信」について具体的な事例がでてきたとか？
運用開始から１週間ほど経ちましたが、既に若手による部門間の勉強会がコラボノートで始まったと聞きます。別の部署では課内で業務の進捗状況を共有しはじめたようです。これまでになかった双方向のやりとりがコラボノートで着実に芽生えていますね。
承認機能や回覧機能は以前のシステムでは無かった機能ですが、これも既に利用しています。
「増収旅行のお知らせ」など以前は公開するだけでした。誰が見たかわからず、申込みが来て伝わっているなということが分かりましたが、コラボノートの回覧機能を使えば、見たか見ていないかすぐに分かりますし、見ていない社員にはメールで通知ができますから今まで以上に情報がきちんと届いているか分かるようになりました。
新しいシステムへの移行で今回特に気になったことは？
以前の掲示板と比べると新しい機能が追加されています。特に同時共同編集はネットワークのトラフィックも増えてきますので、他のシステムに影響が出るのではということが一番の心配事でした。
初日は約2,000アクセスありました。ログを確認したところ朝9時前後と18時前後の時間帯が多いです。朝出社して確認し、夕方帰社する前に確認しているようですがこの数値は一般的な掲示板と変わりありません。
気になるのは常時ログイン数ですが、60名から70名のユーザーが常にログインしているようです。今後若干の増加は予想されますが、それでも想定数をかなり下回っているので特に問題はないと思います。
なお18日以降の新規文書数は通達、ニュースリリースなど170文書ほどが公開されています（6月29日時点）。
検討を初めてから運用開始までどのくらいかかりましたか？
昨年の4月から検討を開始し、今年1月に動作試験、3月から総務部と試行を開始しました。この間に前システムに約11,000件蓄積されている既存データの移し替え作業を2回に分けて行いました。
また、稼働前の6月15日に本社社員を対象に2回に分けて操作説明会を行いました。そして6月18日に稼働式を行い、本格稼働となりました。
（稼働式の様子はパブリシティ【2009年06月19日付け】の記事参照)
運用にあたって留意したことは？
いかに社員が抵抗なくコラボノートを利用できる体制を整えるかということを考えました。
新しいシステムに切り替えるのですから、より良くなるのは当たり前で、逆に手間がかかったのでは切り替える意味がありません。
特にパソコン操作が得意でない人にとって新しいソフトの操作は不安ですし、ストレスも溜まります。かつ今回は前システムからの切り替えですから「せっかく操作を覚えたのに、また憶えないといけないのか」という社員も出てきます。ソフトが変われば少なからず出てくる問題なのですが、これら社員の負担をいかに減らすか頭を使いました。
まず今回の新グループネット用の閲覧・操作マニュアルを作りました。手順に沿って操作すれば、初めて操作する方でも基本の操作（閲覧と書き込み）ができるように順序だてて作成しました。コラボノートの操作のシンプルなところがマニュアル作成には助かりました。
また約30のテンプレートをあらかじめ準備しました。用途に合わせたテンプレートを選ぶことで、文書作成の手間を省けるようにしました。
今後の展望を聞かせてください。
ワークフローとスケジュール、施設予約も来年3月にはコラボノートに完全移行し、使用ソフトの一本化を図る予定です。
JR四国の経営環境は厳しい状況にあります。高速道路料金も休日だけであった値下げが、8月のお盆にも適用されるという話もあります。ただ厳しい厳しいという声だけでは環境は改善されません。職場を超えて様々な増収アイデアや業務改善策を出し合い討論する。そんな情報基盤として新グループネットが活用されればと思っています。
JR四国グループネットワーク
グループネット画面イメージ
JR四国グループネットの統合メニュー（コラボノート部分）
■グループネット掲示板
JR四国グループネットの文書タイトル一覧です。
背景色（ピンク、青、白）、UP、NEW、鍵マーク等で業務プロセスのステータスや双方向の情報が交換されていることが分かります。
また、このタイトルは3,800名の社員ごとに異なり、文書ごとに必要な社員にしか見えないようにセキュリティがかけられています。
（片方向の掲示板ではこのような表示はできません。）
■ヒヤリハット運動
本社・現場、約1,300社員が共有する双方向ヒヤリハット運動支援システムヒヤリハット情報の現場伝達が即日可能になった。 （平成19年4月稼動）
■本社対策本部
双方向ヒヤリハット運動支援システムを災害対策本部（本社）と駅、運転区等現場間の情報共有に活用するために稼動させた。これにより、現場からの問い合わせの電話が激減し、事故復旧時間の短縮に威力を発揮している。
■本社提案
JR四国グループネットの内、本社・現場間の双方向の提案システムとして別のコラボノート専用サーバを稼動させた。（ＪＲ四国のグループネット稼動後半月でスタート）
これにより、紙ベースの提案処理をコンピュータ化し、大幅な業務改善を実現した。
コラボノート for Office
オプション：承認機能、回覧機能、CSV作成機能
導入したサーバーおよびシステム構成
【CPU】クアッドコア インテル® Xeon®プロセッサー 5450
【メモリ】 4096MB
【ハードディスク】 146GB ×2(10000rpm, RAID1)
【OS】 Microsoft Windows Server 2003 R2, Standard Edition
サーバー接続パソコン台数：約1,200台（うち本社約400台）
ユーザー登録数：約3,800
取材：平成21年6月
「ヒヤリハット運動への参加意識が高まる仕掛けに！」
はじめに・・・
今回は通常であれば大きな開発が必要なヒヤリハットシステムを、コラボノートを利用して特別に経費をかけずにスタートした四国旅客鉄道株式会社様の活用事例をご紹介いたします。
きっかけは「ヒヤリハット運動の情報共有をもっと早くできないか」
以前は社員がヒヤリ、ハットした情報を全員に伝える手段として、報告書を社内郵便で本社安全推進室に送付し、本社でデータベース登録した後各箇所へ周知していました。この方法では、例えば隣の職場の社員がこのヒヤリハット情報を入手するのに1ヶ月もかかっていたのです。せっかくの情報が1ヵ月後に伝わっていたのではヒヤリハットでとどまらず事故につながることもあるので伝達の迅速化が課題でした。
なぜ「コラボノート」なのか
情報共有ツールは様々ありますが、単に情報を集めて周知するのが早くなるだけで良いのかと考えたとき、やはり運動なのだから社員の参加意識を高めることにつながるシステムでなければと思いました。各種比較をした結果コラボノートには以下の特徴があり、これらが当社のニーズにマッチしていました。
- 双方向性である：ある情報に対し他箇所からのアドバイスや意見が書き込めることにより、参加意識が高まる
- テンプレートの変更ができる：入力フォームの変更が費用をかけず行える
- 必要なデータを容易にＣＳＶ形式で抽出できる：エクセル等を使うことで様々な角度からの分析ができる
効果は
- 迅速性：入力当日（遅くとも翌日）には全箇所で情報がみえている状態になりました。
- 双方向性：「それはこういうことではないのか？」と言える（意見が書ける）ことにより確実に参加意識が高まっています。
- テンプレート：2年目にテンプレート（入力フォーム）の変更を行いましたが経費は０円でした。
- データの統計・分析：様々な角度からヒヤリハット事象の統計や分析ができるようになりました。
付加的な効果
- ヒヤリハット情報だけではなく「事故速報」や他社の「事故情報」なども共有できるようになりました。
- 災害対策本部の決定事項（情報）が瞬時に現場に伝わるようになり、顧客サービス向上や迅速な出動準備態勢ができるようになりました。
今後の計画
- 社員の閲覧率を高めるため、コラボノートで月1回発行している「ヒヤリハット通信」の内容をより充実させます。
- 参加意識の向上を図るため、あるヒヤリハット事象に関し様々な現場からの意見やアドバイスを募るバーチャル討論会等を企画します。
ヒヤリハット運動に終わりはありません。コラボノートによる情報共有もやっと3年目に入ったところでまだまだ道半ばです。システムに頼りきりになるのではなく、システムの持つ機能を十分に使い、さらに社員の参加意識を高めて「安全な組織作り」に努めてまいります。
ヒヤリハットのみならず他の意見（事故データや他社データ）も統合
運転士が報告したものを電気区が回答
ヒヤリハットのノートを蓄積してCSV出力
あとがき・・・
コラボノートの特性をうまく使って、特別に経費をかけずに業務アプリケーションに匹敵するものを構築した事例を「ヒヤリハット」を例にご紹介いたしましたが、コラボノートの可能性は無限大です。「お客様の声」用のテンプレートに置き換えるだけで、「お客様の声」のシステムに早変わりします。お客様のアイデア次第で、コラボノートは様々なシーンにお使いいただけます。そしてさらに、情報をノート上で収集した次のステップとしてぜひノート上に蓄積した情報をCSVファイルに出力したあとは、それを分析しさらなる情報の活用を試みていただきたいと思います。2009年4月からは日立システムアンドサービス様との提携より、コラボノートをインターネット経由で提供するＳａａＳ（ソフトウエア機能のサービス提供）型サービスに加え、コラボノートで編集された文書をキーワードごとに分析して重要度順にランキング付けする分析サービスが始まります。これを利用することによりさらにコラボノートでの情報の価値が高まっていくことでしょう。
「審査時間短縮で提案運動を活性化」
社員が日常業務で気づいた改善点やアイデアを「提案」という形で投稿する制度を取り入れているＪＲ四国では、紙（提案用紙）での投稿ゆえ審査関係箇所を経由するうちに書類の山に紛れ込んで、回答が遅くなることがあるというのが悩みでした。
「せっかくの社員からの提案を少しでも早く検討し回答したい」そんな思いを人事課教育担当の森智志副長、河西里美さんはどのように実現したのでしょうか。
提案の流れを教えてください。
提案には「改善提案」と「アイデア提案」があります。このようにしたらこれだけ経費が節減できた、こうしたらお客様に喜ばれた等現在の仕事のやり方を見直す「改善提案」、こんな事業を始めたらどうだろう、この商品を企画すると売れるに違いないというようなものが「アイデア提案」です。
提案用紙を受け付けた箇所長は、自箇所で採用できるものは「箇所審査」し採用、不採用を決定、それ以外は本社へ送ります。
本社人事課では届いた提案票（本社審査）を確認し、氏名や箇所名、テーマ等基本的な項目を受け付け簿に記入します。その後提案内容によって主管部の総務担当者へ審査依頼をします。
主管部の総務担当も提案内容によって担当者に審査を依頼します。
主管部の審査が終わると提案票は人事課へ戻り、総務部長の決裁を受け箇所長へ採否の通達をするという流れです。
件数はどれくらいありますか？
提案制度のどのような点を改善したかったのでしょうか？
1．受け付けが手作業のため煩雑
提案票の氏名や箇所名、テーマ等をエクセルのシートに入力したら、各主管部へ配布しますが、提案強化月間などは件数が多く、入力して主管部へ振り分けるだけの作業に追われることになります。電子データであればメールで転送ということもできるのですが、紙ですからそうもいかないのです。
もうひとつが
2．提案の回答に時間を要することです。
検討時間を考慮しても2週間以内には審査回答しようとなっているのですが・・・、主管部の担当者からなかなか返ってきません。どうしても日々の仕事の合間に検討するので、つい机上の資料の中に埋もれてしまうことがあるようです。
これまでにシステム化の検討はされたのでしょうか？
今回のシステム化のきっかけは？
ヒヤリハットシステムでコラボノートが動いていることは知っていたので、全社で使えるようになったら真っ先に提案システムを作りたいと思っていました。
提案システムとして動き出すまでの時間は？
コラボノートを使った提案の流れは？
パソコンで入力するのではないのですか？
紙も残しながらの電子化ですね。
箇所で提案票が作成されると人事課で見えるようになりますが、それから先は？
主管部の審査結果が終われば通知が来ますので、一定期間の提案をまとめてCSV作成機能で一覧表を作成し、総務部長の決裁を受けた後箇所長へ通知します。
問題は解決しましたか？
審査が終了した提案は社員全員が見えるようになっているのでしょうか？
しかし先々は公開するようになると思っていますが、そのときにもシステムに手を加えず「全員に見せる」と共有権限を変更するだけで良いので費用の面でも助かります。
提案以外にも何か考えられていますか？
取材：平成21年7月
「リーダーの負担がグンと減りました」
四国旅客鉄道株式会社（以下JR四国）では、本社で勤務する若手社員がチームで課題を見つけ解決する力を育てるための勉強会を行っています。勤務している部門や入社年次が異なるメンバーで勉強会をすすめていくなかでコラボノートが活躍しはじめたという話を聞き、リーダーのお二人に運営方法等についてお伺いしました。]
勉強会の概要について教えてください。
勉強会は全部で8チームあり、それぞれアドバイザー1、リーダー1、メンバー5〜6名で構成されています。仕事をしている部門や入社年次もバラバラです。私はAチーム、鎌田さんはBチームのリーダーです。会合は1週間に1回程度勤務時間外に集まって行っています。
それぞれのチームでテーマを決め研究し、成果を発表します。今年度第一回目の発表会は8月24日で、私たちAチームとBチームが発表します。その後10月にC、D、順次EF、GHが2ヶ月毎に発表します。
テーマはどのようにして決めるのですか？
Bチームは何に取り組んでいますか？
両社の共通点は顧客目線のサービスを地道に行っているところでしょうか。お金をかけずとも何かしらキラッと光るサービスがあるようです。これらをまとめていくことで発表テーマにつなげて行く予定です。
勉強会のリーダーは大変そうですね。
まずは全員が集まれないことが大きなネックですね。たった7人や8人でも毎回1人や2人の欠席はでます。時間外の活動なので無理も言えませんし、欠席する側も休みたくて休んでいるわけではなく、本来業務で席を外せないなど、どうしても優先すべきことがありますから仕方ないですね。
みんなが集まれそうな日時を設定するのに一苦労だったりします。でも本当に困るのは全員が集まれないことではなく、参加したメンバーだけに作業が偏りがちになるということです。共同で研究し発表することになっているのに、実態は一部メンバーだけの労作に終わってしまいかねません。
なぜコラボノートを使おうと思ったのでしょうか？
以前のグループウェアはあくまでも掲示板なので意見集約に使おうという発想は生まれなかったですね。
使っての感想は？
メンバーは各自えちぜん鉄道とJR九州の良いと思える点をホームページ等で調べ、それぞれの欄に書き込んでいくようになっています。誰かが自分と同じ意見を先に書いてれば、補足したり別の意見を書き込みます。リーダーが特に声がけをしなくても、自然と意見集約ができてしまいます。メールの場合だと絶対こうはならないですね。メンバーからの意見が30でていても、ダブりを除けば残りが5つなんてこともありえます。一々全員のメールを見てから自分の意見を書くということはあまりしないですからね。
噂を聞いてAチームも使ってみようということになったのですね。
Aチームは意見出しがすんで各自が分担してプレゼン資料を作成する段階に入りましたので進捗管理表を作りました。
担当者が資料を貼ってきたら内容を確認してチェックマークを入れ、修正箇所を指示します。順次この作業を繰り返し、資料のブラッシュアップを図ります。別の章を受け持っているメンバーも、「自分たちも進めなければ！」という気持ちになるようで、これまで着手できていなかった人も、取り組み始めてくれるようになりました。
（文書管理の見た人、見ていない人の検索機能で全員が見ていることがわかります）
共同作業は誰かが遅れると全体に迷惑がかかりますからね。
コラボノート上で勉強会をすることについてメンバーから何か意見は？
ではリーダーとしても楽になったようですね？
会合の場所とりが結構大変だったのですが、先にも述べたように作業はコラボノート上で行うので、会う目的が顔を見合うことが主になり、極端な話、立ち話でも済むようになりました。
また発表会に照準を合わせ研究やプレゼン資料の作成をすすめていくわけですが、メンバーの足並みが揃わないことには結局リーダーに負担がかかります。その点コラボノートはうまく共同作業を助けてくれますね。
ちなみにA、Bチームは相互にノートが見えるようになっているのでしょうか？
他のチームにも拡がりそうですか？
取材：平成21年7月
