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「広めるためにはテーマとチャンスが大事！」

はじめに・・・
今回はコラボノートの推進役である経理部長A様と経理課のB様に、コラボノートを社内のナレッジシステムにしていく計画について、お話をお伺いしました。

当社：コラボノート展開の旗振り役として具体的にはどのような取り組みをされましたか。

A様：まず経理部が中心となって本社内の各部から1名代表になってもらい「コラボノート導入委員会」を立ち上げました。

当社：反対意見はなかったですか。

A様：当然少しはありました。しかしこれまでメールで報告していたもののフォームが少し変わるだけなので操作的には問題ありません。それよりも講習会の冒頭「今後社内のメールはコラボノートに置き換えていく」と社長から話がありましたので、みんな了解したという感じですね。

当社：社内メールをコラボノート化することを私もお勧めしているのですが、なかなか理解いただけません。説明の秘訣的なものはありますか？

A様：一言でいうと、メールは所詮１対ｎです。いくらＣＣで送っていても必ずといっていいほど、どこかで抜けが出ます。その点コラボノートはひとつの文書で複数人がやりとりするので抜けが出ません。私は単純にここが違うと思っています。だからナレッジを残そうということになると、メールでは無理でしょうね。

当社：なるほど、コラボノートは抜けがないということですね（笑）。営業部門では週報の共有が始まったわけですが、工場の皆さんも営業週報を見るのでしょうか？

A様：いいえ、実は営業週報はコラボノート定着化フェーズ１でして、フェーズ２への準備段階です。

当社：フェーズ２とは？

A様：工場や支店を含めた全社展開です。

当社：営業と工場と支店、共通のテーマって何ですか？

A様：それは「工事件名」です。商談の発生、成約、受注、生産、納品、収入管理まで全社員がなんらかの形で関わっています。そして共通のキーワードが「工事件名」なのです。

当社：今まではどのような管理をされていたのでしょうか？

A様：「工事件名」は共通ですが、各部門内でそれぞれの仕事をしていたという感じですかね。

当社：どこかに改善点を発見されたわけですね？

A様：ええ、これまでのやり方で特に問題があったわけではありません。しかし、成功や失敗の要因はなんだろうかと考えるような場合には全体の動きが見えないので、結局追求が中途半端になってしまいます。全体の動きが一目で見えれば、ここに失敗の原因があるのではということが客観的にわかるのではと考えたのです。

当社：具体的には何かテンプレートを考えられていますか？

B様：はい、こんなイメージのものを考えています。

当社：すばらしい戦術ですね。これからのスケジュールはどのようになっていますか？

B様：フェーズ２のスタートを4月1日と予定しています。

当社：今日は貴重な話をありがとうございました。ぜひフェーズ２が定着したらもう一度お話をお聞かせください。

B様：はい。ますますしっかりやらないといけませんね（笑）

あとがき・・・
フェーズ１で動き出した営業日誌をフェーズ２では営業担当全員から希望者のみ記入に変更するようです。これは営業担当者に重複する入力作業をさせないとともに、一部の人がみる「人の動き」から全員が見る「仕事の動き」への転換を図っていくという考え方によるものだそうです。