某土木設計コンサル会社様

  • 2010年4月 3日(土) 06:51 JST

某企業様

「ナレッジのヒント・・・ベテランが頭をひねるようなことこそ共有する」

はじめに・・・
ナレッジが大事と言われても何をどのように蓄積し共有すればいいのか！具体的な取り組みはこれからという企業も多いのではと思います。ここではコラボノートでのナレッジ蓄積、共有法についてうかがった話をご紹介いたします。

会社の概要とＩＴへの取り組み

当社は土木設計コンサルタントを主な業務としております。平成10年に社内LANを整備し、一人1台にパソコンを配布、業務のIT化をすすめてきました。

コラボノートの活用シーン

照査室で技術基準の適用と解釈についての情報共有ツールとして活用しています。照査とは“ある対象物について、「求められる性能」があるかどうかを、規格や仕様に照らし合わせて検査すること”で、構造物の設計成果品（設計計算書、設計図面等）が「設計標準」や「設計マニュアル」に合致しているかどうかスタッフが厳しく検査しています。

照査室のかかえる課題

土木設計に関連する「標準」や「マニュアル」は33種類ありますが、ベテランといえどもすべてを覚えているわけではありません。なかには記述の解釈にベテランが頭をひねるようなことがでてきます。この頭をひねる部分というのを、実は他のベテランが知っていることがままあるのです。同じ部署にいれば声をかけて聞けばよいのですが、他支店だとそういうわけにもまいりません。ましてやこれから10年もするとこれらの人たち（実は「標準」や「マニュアル」作成に携わっていた人間もいたりします）も一人二人と退職していきます。 　まさにナレッジといいますかこれらのノウハウを見える形で蓄積していかなければならないというのが課題です。

解決法

情報共有の仕組みを変えることとしました。 これまでメールや掲示板での情報共有を図ってきましたが、伝わり方や検索の方法にいまひとつの感がありました。システム化も検討はしましたがそこまでの余裕はなく、汎用ソフトウェアで使えるものはないかと探していたところコラボノートが目にとまったのです。

  • 複数人が一つのページに書き込みできる
  • 蓄積と検索が容易である
  • 使い慣れたテンプレートが活用できる

コラボノートの特徴は私がイメージしていた情報共有システムに非常に近いもので、テンプレートの工夫だけですぐ使えるようになりました。

具体的な活用

効果

２００８年２月から実質的な運用を開始して約１年で９６件の登録があり、その内３件が結論まで至りました。登録件数としては少なく見えますが、ベテランが頭をひねることですからこの程度かもしれません。当然ですが照査室のスタッフは全員閲覧していますし、登録から時間がたってからも時折閲覧しているのはそれなりに役立っているからだと思います。何よりも従来のメール等での方法であればこれらの情報が深く沈みこんでいたのではと考えるとコラボノートに変えたメリットは大きいと思います。また、技術基準類の各条項の適用以外に、自由に質問ができる「照査室自由帳」というノートを作成し活用しています。

今後の展開

顧客や社内関係者間の打合せ記録 ・協力会社への指示事項の徹底 ・全社的なナレッジ蓄積への活用
等々複数人がかかわる業務や蓄積し活用すべき文書のコラボノート化を図っていきたいと考えています。

あとがき・・・
今回は情報共有でコラボノートを有効に使っている例をご紹介いたしましたが、コラボノートの可能性はまだまだ広がります。ノート上に蓄積した情報をCSVファイルに出力する機能もオプションでありますし、さらに2009年4月からは日立システムアンドサービス様との提携より、コラボノートをインターネット経由で提供するＳａａＳ（ソフトウエア機能のサービス提供）型サービスに加え、コラボノートで編集された文書をキーワードごとに分析して重要度順にランキング付けする分析サービスが始まります。ますますコラボノートによる業務効率化が期待できそうですね。

日立システムアンドサービスが提供するＳａａＳ型サービスの詳しい情報はこちら

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